Kupujacy chętny do podzielenia się swoim poglądem na temat rozpoznanych uchybień sprzedawanego dobra pomaga często ulepszyć proces powstawania produktu, podjąć decyzję o wyborze innego dostawcy surowca lub kanału dystrybucji.

Zarządzanie reklamacjami odgrywa istotną rolę w działaniu instytucji. Właściwe wykorzystanie informacji z reklamacji umożliwia udoskonalanie oferty instytucji, przegonienie konkurencji oraz osiągnięcie przewagi rynkowej.

Do każdego zgłoszenia nabywcy organizacja powinna odnieść się w wyznaczonym terminie. Okres oczekiwania na rozpatrzenie reklamacji określony jest przepisami prawa.

Zasadniczo każda jednostka spotkała się w swojej działalności z nieusatysfakcjonowanym kooperantem. Z zagadnieniem reklamacji muszą sobie radzić zarówno firmy państwowe (Policja, służba zdrowia, urzędy skarbowe) jak również instytucje indywidualne. Dość priorytetową rzeczą jest to aby w jak najlepszy sposób rozwikłać zaistniałą sytuację z klientem i doprowadzić do jej rozwiązania w zadowalający sposób dla zainteresowanej osoby.

Zarządzanie reklamacjami automatyzują dziś systemy IT. Dzięki stosownemu oprogramowaniu kierownicy mają wgląd we wszystkie zgłoszenia płynące od nabywców.

Manager dowiedziawszy się o niewystarczającym poziomie obsługi nabywcy powinien rozważyć następującą kwestię, czy pretensje klienta wynikają po prostu z różnicy charakterów sprzedawcy i nabywcy, niefortunnego zbiegu okoliczności czy też był to efekt nieodpowiedniego doboru personelu.

Zazwyczaj konsumenci mogą być niezadowoleni z oferowanych przez przedsiębiorstwo towarów bądź usług, albo nie zadowolił ich poziom obsługi klienta. W sytuacji wystąpienia niedoskonałości w materialnych cechach nabytej przez konsumenta rzeczy albo też niedoskonałości materialnych skutków usług, informacje napływające od konsumenta są niebywale cenne.

Reklamacja nie musi oznaczać zakończenia współpracy z klientem. Kompetentnie rozpatrzona, może pogłębić relacje między klientem a sprzedawcą. Wystarczy, że pracownik punktu obsługi klienta przyjmujący zgłoszenie reklamacyjne wykaże się zrozumieniem i nie da się sprowokować nierzadko zaczepnie nastawionemu reklamującemu.