Podstawową sprawą przy tworzeniu baz danych firm i instytucji jest cel. Jeśli chcemy je tworzyć głółnie do mailingu powinno zależeć nam na jak największej ilości adresów e-mail. A przy tym mniej istotną sprawą jest adres fizyczny, telefon czy faks.
Gdy chcemy skupić się na bazie danych głównie do kontaktu fizycznego i telefonicznego cele przedstawiania naszych ofert tymi drogami rekordy takie jak strona internetowa czy adres e-mail będą nam mniej potrzebne.
Od jakiegoś czasu widać dość mocny trend na sprzedaż baz. Sam kiedyś szukałem bazy danych firm województwa mazowieckiego. Gdy zapytałem o wycenę PF tzcieło z nóg. Ponad 7 000 pln netto za jednokrotne wykożystanie. Więc zacząłem szukać i szukać. Pytać po forach aż znalazłem serwis który udostępnia wszystkie bazy za absurdalnie niskie kwoty 30 pln i to płatne sms, czyli po paru sekundach mamy baze u siebie na dysku. Mowa tu o serwisie B2B Group BazyDlaFirm.pl a adres to http://bazydlafirm.pl
Jak już posiądziemy swoją pierwszą bazę to należy użyć jej jak najszybciej. Pamiętając że konkurencja nie śpi! Lecz z tym również należy uważać. Pierwszy mail do firm należy przemyśleć, sformuować go należycie aby nie był od razu usunięty. Pamiętajcie o treściach kontrowersyjnych, które skutecznością mogą przebić nie jeden konkretny mail do firm.
Jeśli znamy się stroszkę na php, sql czy pythonie możemy zrobić parser do parsowania serwisów internetowych takich jak Panorama Firm, Polskie Książki Teleinformatycze czy jeszcze inne. W tedy poświęcamy czas tylko na stworzenie oprogramiwania do tworzenia baz, bądź płacimy kilkaset złotych programiście za stworzenie czegoś takiego. I baza tworzy się sama gdy my śpimy 
Jeśli mamy do dyspozycji sporo środków finansowych możemy zakupić gotową bazę od brokera baz danych. Lecz to są spore koszta. Często za jeden rekord płaci się około 1 pln. A co za tym idzie baza, która miała by na przykład 2 000 000 rekordów firm kosztowałaby fortunę.
Tworzenie samych baz danych jest dość żmudną pracą. Sam fakt znalezienia firmy, przyporządkowania jej do określonej branży, podbranży, wpisania w bazę danych rekordów takich jak telefon, pełna nazwa, adres to setki jak nie tysiące godzin.