Pierwsza cyfra określa okręg pocztowy, a cały Pocztowy Numer Adresowy jest przypisany albo do UP, lub, w tzw. miastach wydzielonych, do poszczególnych ulic i domów.
W Polsce system kodów pocztowych (Pocztowe Numery Adresowe) wprowadzono 1 stycznia 1973 na mocy rozporządzenia nr 89 Ministerstwa Łączności z 17 listopada 1972.
Instytucje Poczty Polskiej otrzymały w sektorze 9 stref 0 i 5 numery od 40 do 49 70 – 9 40 do 49 instytucje poczty 75 – 9 50 do 99 posiadacze skrytek
Znaczenie następnych cyfr
Pierwsza – okręg kodowy – określa okręg pocztowy (obszar działania dawnego DOP) w momencie wprowadzenia PNA były to ówczesne jedno lub dwa województwa.
Druga – strefa kodowa – wskazuje część okręgu którym jest określony obszar położony wzdłuż linii komunikacyjnych lub miasto wojewódzkie.
Międzynarodowy kod pocztowy
Kody pocztowe poszczególnych krajów są poprzedzone narodowym prefiksem składającym się z 1- lub 2-literowego oznaczenia kraju (tzw. kod kraju). W tej roli występują samochodowe oznaczenia przynależności – początkowo eksponowane na eliptycznej tabliczce, a obecnie w Unii Europejskiej włączone do tablic rejestracyjnych. Brak jest uregulowań w tej sprawie i obecnie pojawiły się kody kraju nieco różniące się od wyżej wymienionych, wzorowane na adresach elektronicznych, ale dwuliterowe (np. zamiast H – HU oznacza Węgry).
Spisy oznaczeń kodowych
Celem umożliwienia prawidłowego podawania i użytkowania z kodowych oznaczeń, zostały opracowane dwa spisy:
Alfabetyczny – przeznaczony głównie dla klientów poczty, podający nazwę placówki pocztowej i jej numer kodowy, bądź ulicę w dużym mieście i jej jednostkę doręczeniową.Kod Pocztowy Kraków
Znaczenie cyfr
Trzecia-sektor kodowy – obejmuje obszar podległy rozdzielni sektorowej (dawne powiaty), a w dziewiętnastu największych miastach umowne części miast. To były założenia w chwili tworzenia systemu. Obecnie, gdy likwidacji uległy urzędy sektorowe pojęcie „sektor” jest pojęciem abstrakcyjnym, a trzecia cyfra kodu pozostanie wyróżnikiem, określającym jakiś obszar pocztowy.
Wzór adresowania
Janina Nowak
ul. Cicha 22 m.1
62-200 GNIEZNO
Kody pocztowe posiadają format dd-ddd, gdzie d oznacza cyfrę, i umieszcza się je z lewej strony nazwy miejscowości, w której znajduje się pocztowy urząd oddawczy.